Personvern

Denne personvernerklæringen gir deg overordnet informasjon om Jernbanedirektoratets behandling av personopplysninger, og hvilke rettigheter du som registrert har.

Personvernerklæringen handler om hvordan Jernbanedirektoratet samler inn og bruker personopplysninger knyttet til direktoratets tjenester. Erklæringen inneholder informasjon du har rett til å vite om når det samles inn opplysninger fra våre nettsteder og tjenester og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger.

Behandlingsansvar og databehandlere

Jernbanedirektoratet, ved jernbanedirektøren, er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som skjer i regi av Jernbanedirektoratet.

Jernbanedirektoratet bruker flere databehandlere. Databehandlerne innhenter, lagrer, eller behandler personopplysninger på vegne av Jernbanedirektoratet. I hvert tilfelles lages det en databehandleravtale som angir hensikten med behandlingen av personopplysningene og spesifiserer at databehandleren ikke har anledning til å gi personopplysningene videre.

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Jernbanedirektoratets behandling av personopplysninger er først og fremst hjemlet i lover med tilhørende forskrifter.

Jernbanedirektoratet behandler personopplysninger som følge av forpliktelser i arbeidsmiljøloven, anskaffelsesloven – alle med tilhørende forskrifter. Videre behandler Jernbanedirektoratet personopplysninger som følge av reglene i forvaltningsloven, arkivloven, offentleglova, personopplysningsloven, bokføringsloven m.m.

Dine rettigheter

Nyhetsbrev

Det er mulig å abonnere på nyhetsbrev fra oss. For å kunne sende deg nyhetsbrevet, lagrer vi e-postadressen din. Om du ikke lenger ønsker å motta dette, kan du melde deg av via lenken du finner nederst i nyhetsbrevet. I tråd med personvernregler havner e-postadressen din i en avmeldingsliste hos vår tekniske leverandør APSIS, og du vil ikke motta flere nyhetsbrev fra oss. Adressen din blir ikke utlevert eller brukt til noe annet.

Video

Jernbanedirektoratet benytter Vimeo for publisering av video. Vimeo samler inn data når du spiller av en video, og dataene blir brukt til å se hvor mange som har sett på videoen.

Sosiale medier

Jernbanedirektoratet benytter følgende sosiale medier

• Facebook (Jernbanemagasinet, Lokførerskolen og Konnekt)
• Linkedin (Jernbanedirektoratet, Lokførerskolen, Konnekt)
• Instagram (Lokførerskolen)

Ved å være medlem i et sosialt medium aksepterer man samtidig selskapets personvernbetingelser. Sosiale medier bruker personopplysninger til blant annet å føre statistikk over bruken og for å kunne tilpasse reklame til brukerne.

Slik behandler vi personopplysninger internt

• identifikasjonsinformasjon (f.eks. personnummer, navn,)
• kontaktopplysninger (f.eks. adresse, e-postadresse, telefonnummer),

Ved rekruttering

Jernbanedirektoratet benytter rekrutteringsløsningen Webcruiter ved rekruttering. Her registreres og behandles søknader med CV og vedlegg. Stillingssøknader fra innstilte kandidater blir journalført i Elements, som er Jernbanedirektoratets saksbehandlings- og arkivsystem. Jernbanedirektoratet har arkivplikt etter arkivlova. Jernbanedirektoratet må derfor som regel oppbevare opplysningene også etter saksbehandlingen er avsluttet. Personopplysningene i Webcruiter slettes 12 måneder etter utlysningens søknadsfrist.

Jernbanedirektoratet benytter Semac til bakgrunnssjekk av alle som ansettes. Bakgrunnssjekk bestilles gjennom Webcruiter. Jernbanedirektoratet journalfører en rapport fra bakgrunnssjekken i Elements. Rapport fra bakgrunnssjekken slettes fra Webcruiter og Semac etter fire måneder.

Besøksregistrering

Besøksregistreringen registrerer mobilnummer og/eller epost for den ansatte som får besøk, dato og klokkeslett for når besøkende ankommer og dato og klokkeslett for når besøkende skal forlate lokalet. Besøkshistorikk lagres og slettes etter maksimalt 90 dager.

Postjournal og innsyn

Jernbanedirektoratet fører en systematisk og fortløpende oversikt over alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalen er tilgjengelig på eInnsyn.no. Journalen inneholder opplysninger om avsender, mottaker og overskrift på saksdokumentet.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c), nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse jf. offentlighetsforskriften §6.

Forespørsler om innsyn via eInnsyn blir journalført i saksbehandlings- og arkivsystemet Elements. Alle innsynskrav fra eInnsyn registreres og besvares fra Elements.

Søknader – Lokførerskolen

Hovedvekten av personopplysninger som behandles er knyttet til opptak av studenter, og gjennomføring av studiet. Vi følger regelverk fra forvaltningsloven, arkivloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og bokføringsloven når vi utarbeider våre rutiner. På grunn av arkivplikt må vi oppbevare personopplysninger etter at studenten er ferdig på skolen.

Du har rett til innsyn i hvilke opplysninger vi oppbevarer om deg.

Mediehåndtering

Jernbandedirektoratet registrerer alle mediehenvendelser. Det gjør vi for å kunne følge opp sakene og sørge for at du får svar på det du lurer på, samt å ha en oversikt over mediehenvendelsene. Vi skriver ned navn, redaksjon, e-postadresse, ev. telefonnummer, og hva henvendelsen gjelder. Dette er kun tilgjengelig for dem som følger opp mediehenvendelsene. Informasjonen blir ikke brukt til andre formål enn mediehåndtering, og blir slettet etter et år.

Deling av personopplysninger – Lokførerskolen og SiO

Når du har betalt semesteravgift eller fått studierett hos Lokførerskolen, vil Studentsamskipnaden SiO få tilgang til personopplysninger om deg som er registrert i studentregisteret for skolen. Dette for at SiO skal vite at du er student, slik at du får tilgang til og informasjon om SiOs tilbud og tjenester. SiO vil få oppgitt ditt fødsels- og personnummer/D-nummer, fornavn, etternavn, lærestedskode, sist betalte semesteravgift, eventuelt fritatt semesteravgift, epost og mobilnummer. Tilgangen gjelder også for underleverandører som SiO har databehandleravtale med. Dette er nødvendig for at SiO skal kunne levere sine tjenester til studentene.

Grunnlaget for utleveringen er personvernforordningens (GDPR) artikkel 6. nr. 1 c (rettslige forpliktelser) og Lov om studentsamskipnader (studentsamskipnadsloven) §§ 4 og 5. Les mer om SiOs behandling av personopplysninger i SiOs personvernerklæring punkt 4.

Varsling

Ved varsling til Jernbanedirektoratet, enten via skjema eller telefon, vil Jernbanedirektoratet motta personopplysninger. De i Jernbanedirektoratet som mottar varsel om kritikkverdige forhold har alle taushetsplikt. Taushetsplikten innebærer at Jernbanedirektoratet har plikt til å holde ditt navn og andre identifiserbare opplysninger – i varslet – skjult for andre.

Les mer om varslig til offentlig myndighet og hvordan du kan varsle til Jernbanedirektoratet. 

Personvernombud

Jernbanedirektoratet har et eget personvernombud. Personvernombudet skal involveres i alle saker som handler om behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal inkluderes i prosessen både tidlig nok og på en god nok måte til at vedkommende kan gjør jobben sin. I tillegg skal ombudet være kontaktpunkt for de registrerte. Det betyr at alle registrerte som har spørsmål eller krav knyttet til behandlingen av personopplysningene deres skal kunne ta direkte kontakt med personvernombudet. Personvernombudet skal være helt uavhengig og har taushetsplikt.